かつて会社での業務連絡や取引先とのやり取りは、メールや電話が当たり前でしたよね。
ところが今、メールや電話に取って代わり、ビジネス用途のチャットでのコミュニケーションを活用している企業が増えつつあります。
伊藤忠テクノソリューションの調査によると、約30％の大企業の役職者がビジネスにおいてチャットツールを導入している、という結果が出ました。
（参考元：http://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000041.html）
ではビジネス上でチャットツールを活用すると、どんなメリットがあるのでしょうか。
ビジネスでチャットツールを活用する5つのメリット
ビジネス用途のチャットツールとは、「Chatwork」や「slack」のことを指します。
ビジネス用のチャットツールは、従来の個人向けのものに比べ、マネジメント面での有用性が特出しています。
具体的にご紹介していきましょう。
気軽かつ簡単なので業務がスピーディーに
従来の電話やメールに比べ、チャットは気軽かつ簡単に送ることができますので、社員間でスピーディなコミュニケーションが取れます。
とくにビジネスでは、疑問点や確認事項など、確認に急を要する場面が出てくることも多いでしょう。そういった場面ですぐに対応できる点では、非常に有用性が高いツールとなります。
また、気軽にコミュニケーションを取ることが出来るという利点は、社内のコミュニケーションの促進につながり、業務の効率化を可能にします。
実際に、株式会社サイバーエージェントでは、「Chatwork」の活用で、一人につき平均一日1.26時間の時間削減ができています。
（参考元：https://go.chatwork.com/ja/case/cyberagent.html）
会議の効率化が可能に
チャットツールを使うことで会議時間が大幅に効率化出来ます。
まず、どこにいてもスマホやタブレットさえあれば、チャット上で会議が出来てしまうので、スケジュール調整の時間が省けます。また、会議資料も「Chatwork」上であらかじめ共有できます。
チャットツールを利用した会議を行えば、わざわざ会場に行って参加する必要がなくなるのです。
さらにすべての会議内容がチャット上の記録に残るため、伝達漏れや記録の必要がありません。
情報の一元化ができる
「Chatwork」では、グループチャットを作成して、プロジェクトごとに個々でタスクを管理することが可能です。
チーム全員でタスクを共有し、かつ履歴が追いやすいチャットツールを活用することで、情報を一元化することが可能になります。情報が一元化されれば、タスクの漏れや情報のロスが減るとともに、全員の進捗管理を徹底できます。
顧客とのやり取りも効率化
顧客対応は企業には欠かせない重要な業務ですが、「Chatwork」を利用すれば効率的な対応が可能になります。
時間や場所を選ばずにコミュニケーションを取ることができるので、顧客フォローや最新情報の提供を素早く行うことが可能です。
また、お客様からのお問い合わせや行った対応を「Chatwork」で共有すれば、全員がその内容を把握することが出来ます。顧客対応を可視化することで、対応に一貫性を持たせて信頼感を上げたり、時間を短縮させ効率化することが可能です。
働き方改革につながる
チャットツールを利用することで業務の効率化が進めば、生産性が上昇し、業務時間短縮が
見込めます。
また、場所や時間にとらわれずに業務に臨むことが可能になります。そうなることで、子供のいる女性や、今は事情があって会社で働けない人の社会復帰に役立つことになるでしょう。
今後、国が働き方改革を進めていけば、企業が多種多様なワークスタイルに対応することは不可欠になります。そのような社会に対応していくには、ビジネス用途のチャットツールは欠かせないものとなるでしょう。
チャットツールの導入はうまく使えばメリットが多い
以上、ビジネス用途のチャットツールの有用性についてご紹介してきました。
チャットツールの導入には、多くのメリットがあることがおわかり頂けたかと思います。
しかし、「いつでもどこでも業務が可能になる」ということは、業務時間外での対応を強いられてしまうことにもつながりかねません。チャットツール導入の際は、業務時間外の利用を制限する等、社員の負担増にならないような工夫が必要になってきます。
とは言え、チャットツールを利用することで、従来よりスピーディかつ正確な業務が、効率的に行えるようになるのは非常に魅力的です。
働き方改革という観点からも、今後ビジネス用途のチャットツールを利用する企業はさらに増えていくでしょう。
もしも、ビジネス用途のチャットツールをまだ導入していない企業は、テスト的に導入してみてもいいかもしれませんね。
業務への取り組み方が大幅に変わるかもしれません。
今後のビジネス界におけるチャットツールの展望に要注目です。