ホームページの修正を頼もうとしたとき、「制作会社は分かるけれど、サーバーの契約先は分からない」と気づくことがあります。担当者の交代やサイトの作り替えに備えて、会社で把握しておきたいのは、契約先と、困ったときに連絡できる相手です。
店舗の住所・建物・郵便受けに分けて考える
ホームページとメールの仕組みは、店舗に例えると整理しやすくなります。
- ドメインは、インターネット上で使う住所のような名前です。ホームページのURLや、会社のメールアドレスに使われます。
- Webサーバーは、ホームページのデータを置き、見に来た人へ届ける場所です。店舗の建物に当たるものと考えてみてください。
- メールサービスは、メールを受け取り、保管したり送ったりする仕組みです。郵便受けと集配の役割に例えられます。
住所と建物の契約先が違うように、ドメイン、Webサーバー、メールは別の会社で管理することも、一社でまとめて契約することもできます。
実際のインターネットには、名前と接続先を結び付ける「DNS」という案内の仕組みもあります。住所を見て、ホームページやメールをどこへ届けるか案内する役割です。店舗の例えと完全に同じではありませんが、名前の管理、データを置く場所、メールの管理を分けて見ると、確認すべき相手が整理できます。
制作を頼んだ会社と、契約を管理する会社を確認する
ホームページを作った会社が、ドメインやサーバーをまとめて管理している場合もあります。一方、制作は外注し、契約自体は自社で持っている場合もあります。
ここで確認したいのは、代金を誰に払っているかに加えて、変更や更新が必要なとき、誰が手続きを進められるかです。
例えば、店舗の内装を工事した会社を知っていても、建物の契約内容や鍵の保管場所まで分かるとは限りません。ホームページも、作る仕事と契約を管理する仕事を分けて確かめると、行き違いを減らせます。
外部へ管理を任せる場合も、会社側に「何を、どこへ、どこまで任せているか」が残っていれば、担当者が替わったときに説明できます。
まずは請求書と更新案内を集める
管理画面に入れるか分からなくても、手元にある書類から始められます。ドメインやサーバーの請求書、契約時のメール、更新案内、制作会社との契約書などが手がかりになります。
見つけた情報を、次の形でまとめてみてください。分からない項目は、無理に埋めず「未確認」で構いません。
ドメインについて
- 会社で使っているドメイン名。
- 契約・更新を相談する窓口と、登録者の名義。
- 次回の更新時期と、更新手続きをする人。
- 更新案内が届く連絡先を、現在の担当者が確認できるか。
例えばJPドメイン名では、更新や登録情報の変更について、管理する事業者を通じて手続きします。方法は利用先で確認してください。JPRSの各種申請に関する案内
ホームページとメールについて
- Webサーバーの契約先と、管理を担当する人・会社。
- 会社のメールを提供しているサービスと、設定変更の窓口。
- ホームページの更新依頼先と、契約に含まれる作業。
- 管理画面へのログイン方法を、社内で確認できるか。
このメモにはパスワードそのものを書かず、会社で定めた保管場所や管理者を記録します。相談の最初から、メールでパスワードをまとめて送る必要もありません。
ホームページを移すときは、メールの扱いも確認する
ホームページの表示先とメールの配送先は、それぞれ設定できます。そのため、ホームページだけを別の場所へ移すことも可能です。
ただし、現在のサーバーでメールも使っているのに、その契約を丸ごと解約すれば、メールへの影響が出ます。DNSの案内先を変更する場合も、ホームページ用の設定とメール用の設定を一緒に確認する必要があります。
店舗の引っ越しで考えると、内装工事の予定だけでなく、郵便物の届け先や転送の扱いも確認するのに似ています。
制作会社へは「ホームページの移転後も、今のメールアドレスと利用環境を続けたい」と伝え、現在の契約で何を使っているか調べてもらいます。確認が済むまでは、古い契約の解約日を先に決めないほうが進めやすくなります。
管理を任せながら、会社にも記録を残す
すべての設定を経営者や担当者が覚える必要はありません。社内に残したいのは、次の担当者が確認を始められる記録です。
「このドメインはこの窓口」「ホームページの修正はこの会社」「メールの設定はこの担当者」。それぞれについて、連絡先と最終確認日を残しておきます。担当者の交代や契約更新の機会に見直せば、情報が古くなったことにも気づけます。
更新の窓口が分かったら、料金や受付条件が今の対応と合っているかも見直します。紹介された人がホームページで確かめることでは、掲載内容と電話での案内が違った経験から、更新する情報を考えています。
GENEVISでは保守・運用の支援を扱っています。契約先が分からない場合も、まずは現在のURLと、手元で確認できた範囲を初回相談でお知らせください。何が分かっていて、何を調べる必要があるかから整理します。